Tuto : Du bon usage du courrier électronique

Envoyer un courrier électronique / email paraît si simple que l’on en oublie la méthode, la sécurité et tant d’autres petits détails.

Fini le timbre, avec le mail….mais pas fini les ennuis !

Genma a écrit un excellent article pour cela et dont je vais reprendre quelques notions importantes dans ce qui suit. Il faut déjà rappeler que le mail n’est qu’un équivalent dématérialisé de la bonne vieille lettre. Il constitue donc « un bon moyen de traçabilité : Il permet d’avoir une date et une preuve d’une demande par exemple », même si des juristes pourront apporter des précisions dans ce domaine. Mais dans un cadre professionnel mais aussi privé, on en reçoit énormément, ce qui impose de suivre quelques règles. Mais à la différence d’une lettre, si l’on n’utilise pas de chiffrement, il n’y a pas d’enveloppe ou de preuve qu’il s’agit bien de l’expéditeur spécifié.

Bien écrire le sujet

« le sujet du mail rappelera dans une forme définie le projet, le thème du mail, éventuellement le degré d’importance si nécessaire. Exemples de sujets de mails
- [ProjectX] Compte-rendu de la réunion du XX mars 2017 : on sait de suite de quoi il s’agit
- [ProjectX] ATTENTION – URGENCE – Relance : on attire l’attention et précise un niveau d’urgence. »
Le sujet va permettre de faire des recherches. Il est donc important de cadrer cela par le mot, ici entre crochet. Son urgence de lecture permet d’attirer l’oeil de l’interlocuteur, mais attention à ne pas en abuser en se croyant plus important qu’on ne le croit. Ces mêmes mots permettront au destinataire comme à l’expéditeur de mieux classer son courrier.

Bien choisir ses destinataires

Il faut ici penser à deux choses. Comme le dit Genma, on peut effectivement « Mettre en destinataire celles/ceux à qui le mail est destiné et de qui on attend une action, une réponse, ou que l’on souhaite informer en priorité. On met en copie les personnes qui doivent être informés ou avoir le mail pour des raisons de traçabilité (supérieur hiérarchique par exemple). »

Mais j’y rajoute un élément sur la sécurité et qui va dépendre directement du contenu du mail. En effet, il faut faire attention à ne pas mettre des informations confidentielles dans un mail à n’importe qui, par exemple lorsque ce sont des personnes extérieures à une entreprise. Avec l’abondance de sous-traitants, cela devient aussi compliqué. Des niveaux de confidentialité intégrés au client mail peuvent aider à cela mais encore faut-il en connaître les règles d’utilisation fixées par l’entreprise.

Attention aux réponses à un fil de discussion

S’il s’agit d’un fil de discussion en mail, il faut regarder à qui on répond, entre tous les destinataires ou seulement l’expéditeur, voir d’autres personnes qui peuvent être utiles à la discussion ou à qui on va déleguer….Certains n’ont peut-être pas besoin de connaître tout le fil, par exemple.

« On peut citer le corps d’un mail précédent pour répondre à certains points.

On nettoie, on ne reprend pas tout l’historique de tous les mails à chaque fois. Au pire, si on s’aperçoit qu’une nouvelle personne doit être informée des échanges précédents, on lui renvoie / transfert les anciens mails un par un, les plus pertinents ou alors on rédige un mail bilan – état des lieux pour éviter de reprendre tout l’historique et n’avoir que les conclusions, les décisions finales etc. Et ce peut être l’occasion pour soit de faire un bilan et de voir où en est et ce qu’il reste à faire… »

Un mail n’est pas une messagerie instantannée

Comme dit Genma, inutile de laisser son client mail ouvert 24h/24…. ou d’utiliser le push sur son smartphone. Il y a des périodes plus propices, comme le début de journée, la fin de journée, pour faire le tri… et puis d’autres qui seront consacrées à la rédaction. Le dicton dit de tourner 7 fois la langue dans sa bouche avant de parler. C’est pareil pour un mail. Et surtout, NE JAMAIS ECRIRE QUAND ON EST ENERVE.

Il faut savoir classer les mails reçus par importance

« un mail nécessite ou permet une réponse rapide : je le fais de suite. Je réponds de suite. Application de Getting Things done : si ça prend moins de 5 minutes, je ne repousse pas à plus tard, je fais de suite et je me débarrasse.

un mail nécessite une réponse ou une analyse ou des actions en découlant : j’ai alors une action sur laquelle je prendrais du temps de traiter le contenu du mail.

Le dépilage c’est aussi du classement. J’ai tout un tas de sous-dossier lié aux projets dans lesquels je classe les mails une fois lu, que je garde alors pour la traçabilité. Soit je classe le mail de suite une fois lu, soit je le laisse dans la boite de réception, je sais que je l’ai lu mais j’ai des actions à mener. »

On peut aussi utiliser des marqueurs, des systèmes de couleur pour les classer, cela dépendant du client mail utilisé. Genma propose des solutions, des systèmes de filtres automatique. Malheureusement, tous les expéditeurs ne respectent pas les mêmes règles que nous dans le titre et c’est donc un problème pour les filtres à la réception. Il faut essayer de trouver un dénominateur commun, qui est souvent un mot ne pouvant pas s’écrire autrement ou signifier autre chose.

Mais je rajouterai des éléments de sécurité.

Le premier réflexe est de contrôler l’adresse de l’expéditeur d’un mail. En effet, il y a la véritable adresse en nom@societe.xx et son alias (le nom usuel en général) qu’on peut changer. L’hameçonage/phishing utilise souvent cette ruse en mettant une adresse bidon avec un alias que l’on connaît et il est intéressant d’aller vérifier dans son carnet d’adresse si c’est bien la même adresse. Cela peut servir aussi dans des cas d’espionnage ou de diffusion de fausses informations comme des cas récents l’ont montré.

L’adresse est souvent écrite en tout petit sous l’alias, donc méfiance. Mais si on a un doute, on peut encore aller plus loin… quand c’est possible, pour afficher de quel serveur vient le mail. Dans gmail, par exemple, il y a un petit bouton « afficher les détails » à coté du nom du destinataire du mail (donc soi même) et qui affiche des noms de serveur, etc…. Cela peut mettre la puce à l’oreille;

Il faut se méfier des gens qui font des fautes d’orthographe grossières. C’est d’autant plus vrai si cela est sensé venir d’un organisme officiel, d’une société sérieuse, ou d’un…. ami dont on connaît bien la manière d’écrire.

Lorsque l’on expédie quelque chose, et notamment une pièce jointe, attention au contenu de la pièce jointe. J’ai l’exemple d’un document word qui contenait un tableau d’origine excel. Il suffisait de cliquer sur ce tableau pour avoir accès à d’autres onglets du document excel qui n’apparaissaient pas dans le word… mais qui contenait des données confidentielles. Avec les documents partagés en entreprise, on met aussi des liens possiblement accessibles en externe. Attention alors au contenu de cette fiche de document.

De la même manière, attention à ne pas ouvrir une pièce jointe, surtout d’un expéditeur inconnu. Premier réflexe : l’analyse antivirus et antimalware. On peut télécharger la pièce et la scanner avant de l’ouvrir. On évitera ensuite les fichiers humoristiques, les powerpoint de blagues, les faux calendriers pirelli et gros appâts du même genre, même si ça vient d’un ami!!! Tant pis, il nous la racontera la prochaine fois qu’on le verra. Mieux vaut râter la dernière bonne blague que de mettre en danger toute sa boite, ou son pc personnel.

Avec ces quelques petites règles, c’est déjà bien suffisant pour survivre dans ce monde…Mais ne croyez pas que cela est réservé au monde professionnel ou au pc fixe. Le mobile, en masquant parfois trop d’information ou de possibilité, est aujourd’hui le premier touché. Les (bons) réflexes que vous avez au boulot doivent être les mêmes dans votre vie personnelle.

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