Blog : La vie en flex-office

Je voulais attendre de lire l’article sur ce sujet dans l’excellente Revue dessinée numéro 19, avant d’écrire mon expérience…et la vivre suffisamment avec un peu de recul pour en parler. Le « Flex-Office », vite rebaptisé « Sans Bureau Fixe », c’est la nouvelle mode dans les grandes entreprises françaises, qui ont toujours 5 ans de décalage sur les américaines… et ne lisent pas le retour d’expérience.

Dans les épisodes précédents de la vie des grandes entreprises, on a eu l’Open-space, le Lean, et donc voilà le flex-office, promotionné par Andersen Consulting. Les conseilleurs ne sont pas les payeurs, dit-on. Je ne vais pas vous raconter l’histoire mais juste le vécu. En lisant l’article cité ci-dessus, je me suis aperçu que j’étais dans la version « Light » du genre, sans doute aussi parce que je ne suis pas dans une activité complètement tertiaire. L’idée part du constat qu’un bureau n’est pas utilisé plus de 70% du temps de travail. Pour économiser en immobilier, on a donc l’idée de faire comme pour le surbooking des avions : Moins de bureaux que d’employés et pas de places attribuées. Ca toucherait aujourd’hui jusqu’à 6% des employés et le ratio moyen est de 100 bureaux pour 180 salariés. L’idée date de 20 ans dans les sociétés de consulting, puis de tertiaire, avant de se généraliser en Europe, pendant que les USA changent déjà de méthode.

Comme vous l’aurez compris, l’objectif premier n’est pas l’efficacité du travail ou le bien-être du salarié mais la rentabilité. Il faut pourtant que l’efficacité ne soit pas perdante pour autant. Si on regarde les sources de distractions dans une journée, ce sont les discussions entre membres d’un même service, le bruit périphérique. Lorsqu’il n’y a plus de bureau fixe, on se retrouve entouré de personnes inconnues ou peu connues avec moins d’envies de discuter. Enfin c’est la théorie car au bout de quelques semaines, on retrouve des « ilots » correspondant aux services et les « mauvaises » habitudes reprennent le dessus. On retrouve les clans, on fait la réunion dans l’espace détente ou café, pardon Work café, car l’autre truc de ce mode de management, c’est bien le franglais.

J’ai adoré l’espace « branling » de la Revue dessinée et je n’en suis pas loin dans les termes utilisés qui ne veulent pas dire grand chose pour un anglophone. Heureusement, on a des panneaux explicatifs, ce qui veut bien dire que personne n’y comprend rien mais que ça fait claaaasss ! Perso, je trouve surtout que ça fait branling de marketeux. Mais si ça s’arrếtait là? Il faut regarder ce qu’il y a dans ces zones :

  • L’espace de travail constitué de bureaux en open space, plus simples (encore que dans mon cas ce sont les mêmes qu’avant) avec écran 24 pouces, cadenas pour le pc portable, prise multiple.
  • L’espace café avec sa batterie de machine, son bar, ses fauteuils, son évier, ses tables basses.
  • L’espace silence pour … le silence
  • Des box pour les petites réunions de travail improvisées, sans réservation
  • Des salles avec réservation
  • Des casiers pour ranger ses affaires avec une boite cubique de 30cm où on prend ce dont on a besoin pour sa journée de travail

Evidemment, la formule diffère selon les secteurs d’activité mais ça, c’est tel que je le vis. Comme ce sont d’anciens bureaux (économie…) mais qu’on en a jeté, c’est pas très bien conçu. On a trop de place par rapport au besoin et parfois il n’y a plus de petites cloisons entre son voisin et soi. On ne garde évidemment plus d’archives papier puisque l’espace dans les armoires est réduit au minimum. Personne n’a eu de politique de numérisation et voilà comment on perd des données, du savoir. Tout est uniforme, dépersonnalisé et on ne sait plus dans quelle entreprise on est. On ferait de l’agroalimentaire ou un centre d’appel que ça serait presque pareil. Ah oui, il n’y a forcément plus de ligne de téléphone classique. Donc ça passe par du Skype avec le casque et les plus importants ont droit au portable maison.

Cette Dépersonnalisation nous rabaisse très vite à notre rôle de pion. Normalement ça met aussi tout le monde au même niveau puisque l’on croise plus facilement le N+2 qui n’est plus dans son bureau isolé. Mais comme on ne sait jamais où il est et qu’il est souvent en réunion, ce n’est pas gagné. On dit bien bonjour le matin aux voisins mais pas non plus aux 50 personnes dont on ne connaît même pas l’activité réelle. Le lien social ne se fait pas, surtout qu’il faut respecter la quiétude des autres. Enfin ça, c’était au début car très vite on a des îlots de conversation. Nous sommes latins et ça se sent. Si bien que pour s’isoler du bruit de fond, on en vient au casque qui ne sert pas qu’à la conversation. Lorsqu’avant tu pouvais attraper une information dans ton équipe, maintenant tu as des conversations bien différentes de ton centre d’intérêt, quand c’est du boulot d’ailleurs car j’ai plus entendu parler de travaux et bricolages domestiques. Le lien social continue de se faire par des petits groupes à l’espace café mais il y a les heures de pointe, où ça se bouscule et ça déborde. Pour celui qui n’est pas familier de ces moments, c’est l’isolement et rien n’est fait pour sortir de la déprime dans un décor uniforme et sans âme. Je sais qu’il y a des espaces de travail plus glamour mais là, c’est terriblement monotone. Il n’y a même plus la moindre plante verte, le moindre poster.

Et puis comme les bureaux sont moins nombreux et plus resserrés, ça pose d’autres problèmes que la promiscuité. Pour les grands comme moi, il faut des bureaux surélevés. Mais quid des personnes en fauteuil ou ayant besoin d’autres aménagements spécifiques? Le passage entre les bureaux est très limité et une personne en fauteuil sera vite gênée. On a déjà du mal à faire installer des rampes d’accès alors ça…C’est quelque chose qu’on ne verrait pas aux USA où on pense à ça. Je ne parle même pas de la taille des toilettes qui a aussi été réduite et c’est toujours surbooké aussi… et dégueulasse. Nous sommes en France. Mais la différence culturelle n’a pas été prise en compte. Là où l’américain est plus liant d’entrée et plus froid ensuite, là où on vise l’efficacité dans la réunion, le français est bavard, indiscipliné, méfiant d’entrée mais plus volubile ensuite. Notre structure linguisitique pousse aussi à interrompre plus facilement l’autre qu’un Allemand, par exemple. Et au delà de la différence culturelle, il y a la différence d’activité. Elle n’a été prise en compte que dans le ratio bureau/employé où finalement on a pas gagné grand chose. Je ne reste pas tellement à mon bureau mais je fais beaucoup d’aller-retours avec des coupures par des appels, des phases d’analyse, etc. Donc j’ai quand même besoin d’avoir du calme, éviter le stress de trouver un bureau disponible. Et puis personne n’a pensé à prendre en compte l’afflux de stagiaires et apprentis avant l’été.

Munch a saisi la joie des travailleurs après une journée en flex office? Oups, non, c’était en 1915

La mode est aussi au « co-working » (travail en commun), une invention qui n’en est pas vraiment une car avoir des tableaux pour partager nos idées dans des réunions, ce n’est pas nouveau. Sauf qu’après avoir mis en place tout ça pendant des années, on casse tout et … on oublie ces espaces. Il faut donc se débrouiller par soi-même pour trouver un lieu quelque part à privatiser pour cet espace d’échange. Je pense même que ça survivra bien plus que le flex-office, mais bon. J’ai essayé toutes les formules de co-working en dématérialisé et ça ne marche jamais aussi bien que les bons vieux tableaux, stylos et post-its. On a donc deux directions opposées à concilier ici, à se demander si ceux qui aménagent ne travaillent pas … seuls dans leur coin.

Le rendement espéré n’est pas forcément là puisque l’on a de nouvelles activités. Comme je le disais, il faut d’abord trouver un bureau, localiser ses collègues. Ensuite on doit chercher un box quand avant on pouvait réserver plus facilement une salle. Et puis il faut passer par son casier, déposer ses affaires, se changer, puis ensuite par le bureau où l’on démarre son PC, on règle son écran, son siège, on branche les cordons, le cadenas et ça plusieurs fois par jour, parfois. Comme en plus on a un PC et une boite, ça fait autant de risques en plus dans les déplacements pour faire tomber quelque chose. Les chaussures sont laissées dans des casiers à l’air libre mais on a vu plus hygiénique et agréable. Et puis comme les zones sont plus mutualisées qu’avant, on se retrouve avec un problème bien connu en colocation : Qui fait les tâches ménagères ? Déjà que la réduction des coûts a diminué les passages des personnes de l’entretien mais là, ne comptez pas sur les autres pour nettoyer la cafetière senseo, nespresso, dolce gusto, labitatoto, …. C’est pour voir si vous suiviez encore. Ce sont un peu souvent les mêmes qui prennent le soin de nettoyer, parce qu’on apprécie l’hygiène. Sinon, on a la solution « Machine à café », le truc qui nous sort un jus marron dégueulasse. Question de goût…

Bilan, après quelques mois, on ne peut pas dire que les habitudes soient prises et qu’on gagne en productivité. La communication intra-service y perd et celle inter-service n’y gagne pas non plus. Cela tient aussi au management général, c’est sûr, car certains se disent que c’est du tout cuit. Mais le pire c’est que l’ambiance est morose alors qu’avant on avait quand même un peu de chaleur. On entend parfois la mouche voler mais c’est plus son ronflement car elle s’endort. On se sent plus oppressé par cette promiscuité forcée. Mais surtout ça va totalement à l’encontre de l’idée du bien-être au travail, de créer l’envie de venir dans un environnement agréable. Parallèlement à cette mise en place, je voyais des cours magistraux sur la recherche de ce bien être. Là, c’est l’inverse qui a été fait parce que, comme je vous disais en introduction, on a 20 ans de retour d’expérience aux USA et ailleurs sur ce mode de fonctionnement. Apparemment, les décideurs de ce genre de choses ignorent tout. On va avoir des gens encore plus stressés, venant la boule au ventre dans ces usines à tertiaire. Et je vois défiler ainsi ces modes d’aménagement au fil des années, comme si certains se creusaient périodiquement la tête pour se donner un boulot et pas pour améliorer celui des autres. On retrouve aussi l’écueil de vouloir appliquer des idées d’un pays/d’une entreprise à une autre sans prendre en compte la culture présente des deux cotés. J’ai connu ça aussi en système qualité où c’est une catastrophe. Heureusement, là aussi, on évite la recopie bête, aujourd’hui. J’attends déjà impatiemment le nouvel aménagement. En axe de progrès, je propose déjà l’avenir et ca motivera peut-être mon camarade Anatole

Mais en attendant, il faut que je m’entraine à être en forme pour porter mon petit cartable, ma petite caissette d’affaires personnelles sur chacun des bureaux. Ma copine Olivia se charge de l’entrainement.

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22 réflexions sur « Blog : La vie en flex-office »

  1. Merci pour ton clin d’œil, et Olivia j’ai le souvenir d’avoir été la voir plusieurs fois au ciné (Grease) au siècle dernier 🙂
    Pour ton fauteuil, j’aurais quelques petites améliorations à faire, je vais y réfléchir si la motivation est là.
    Concernant le reste de ton article, et sur le « co-working » j’ai un avis plutôt mauvais pour l’avoir partager d’une certaine manière (la patron semble être le seul bénéficiaire, en tous les cas pour moi), mais mon coté syndicaliste, têtu, anti-capitaliste n’y est certainement pas étranger.
    Ton petit caisson me rappelle étrangement celui que j’ai récupéré au boulot, sauf que le mien a cinq roues 😀
    A pluche.

    1. 5 roues!? Quel luxe et cela pour une stabilité accrue. Il faut aussi prévoir un ajustement par rapport au centre de gravité. Une assise coulissante en avant par exemple avec une mémoire de forme ou un gel. Bref, là on fait du… coworking !

  2. Sympa le retour !
    Par contre, du coup, c’est quoi la méthode aux USA en ce moment ?
    Perso fonctionnaire municipal dans un service public : j’ai un bureau (partagé avec 2 collègues avec qui je m’entends) et l’espace de service public pour plus de 50% du temps.

    1. D’après ce que je vois, on est maintenant dans une phase où on veut créer du « bien être », pour évidemment faire rester le salarié plus longtemps, créer un sentiment de communauté. Ca sera à travers une décoration plus chaleureuse, des espaces de détente, des équipes moins hiérarchisées et beaucoup d’exercices de groupe où chacun amène sa pierre. J’observe pour l’instant d’un peu loin la mise en place de cela dans d’autres secteurs que le mien. Dans les grosses boites, il y a toujours des secteurs pilotes, et d’autres qui appliquent ce que les premiers ont abandonné il y a 4 ans.
      quand tu dis bureau partagé, tu parles du lieu ou du meuble?

  3. Le flex office c’est donc la résultante des multiples contradictions managériales anglo-saxonnes en gros.
    C’est beaucoup de poudre aux yeux qui donnent l’illusion que ça transpire du front, que les allers retours du n+1 signifient qu’il est très productif ce qui est bon pour ensuite aller gratter des RTT au n+2 et lui dire qu’il se plie en 54 pour la boîte et le chiffre d’affaires.
    Les tableaux avec les post-it arc en ciel, la bouilloire et les sachets de thé Bio du Kénya, les réunions rituelles du vendredi matin autour d’un mini croissant de la boulangerie artisanale, la corbeille à fruits Bio pour montrer que la santé du salarié et son bonheur passe par l’entreprise et que du coup il pourra faire quelques heures supplémentaires sans trop se plaindre.

    Comble de l’hérésie, tout le monde sait tout sur tout puisque tout est aménagé pour zieuter le voisin, l’écouter, voir le suivre. C’est le progrès du tertiaire supérieur. L’utilité maximale pour une société qui cherche avant tout à occuper les gens plutôt qu’à créer des emplois qui ont du sens et qui apporte quelque chose.

    1. Si jeune et déjà pas corporate pour un sou, rétrograde à tout progrès :p
      C’est pas comme ça que tu vas progresser dans la hiérarchie bloguesque, mon petit romain !
      C’est surtout la résultante d’une mauvaise lecture de sociétés de consulting hors sol dans des activités semi-tertiaires.

      1. Scrogneugneu 😬 nan mais ce que je racontais était juste tiré de deux mois de stage dans une boîte de communication et d’événementiel en open space.
        La communication pouvait se résumer à des mails via Outlook et l’événementiel c’était calendrier partagé où tout le monde casait des rendez-vous pour voir untel et « faire le point ». Le boulot n’avançait jamais quand il fallait le faire avec une deuxième personne. J’ai craqué au bout de 2 mois sur les 6 prévus.

        Corporate ou pas, je peux pas remettre à demain ce qui peut être fait tout de suite, seul et sans rendre de compte à quelqu’un qui n’est pas plus compétent pour le faire.

        Je suis pour le progrès, du moment qu’il apporte plus de solutions que de problèmes 😛

  4. Nous avons eu la visite des conseillers d’Arthur Andersen (au passage des ectoplasmes livides venus d’un monde parallèle qui ne devaient pas aimer ce qu’ils faisaient), il y a presque une vingtaine d’années, pour justement nous vanter les avantages des bureaux flexibles. C’était juste avant notre énième rachat…
    Mais, ouf ! Nous y avons échappé (les collègues itinérants y ont eu droit par contre).
    Mais pas à la plate forme unique, ni aux discours énoncés dans la langue Shakeslière ou de Molpeare qui ne sont traduisibles qu’à moitié en français ou en anglais.
    Vivement la retraite…

    1. Les conseilleurs ne sont pas les payeurs. Beaucoup ne cherchent même pas à comprendre les spécificités de ton activité. Ils ont un trc à caser, point. Je te passe les machin break et autres néologisme franglais qu’il y a par ailleurs. Je rêve secrètement de faire ce métier : Trouveur de néologisme pour entreprise.


  5. Voila une petite esquisse de ta prochaine chaise de bureau, c’est une chaise massant, réglable en hauteur, orientable, pivotante, l’un des deux accoudoirs incorpore le clavier et l’écran qui peuvent être réglé chacun individuellement, dans l’autre accoudoir se trouve les prises USB pour enregistrer le travail et le déplacer (travail à la maison), la chaise est connectée avec un serveur situé dans un local sécurisé et tout est sauvegarder (reste à déterminer la fréquence de sauvegarde). Cette chaise n’est pas une conception personnelle, elle existe vraiment, j’ai fait juste quelques améliorations dans ma tête et sur le croquis.
    Bien entendu l’on peut incorporer le logo de l’entreprise et ses partenaires financiers.
    Tu remarqueras que le « camarade » a fait aussi vite qu’il pouvait pour améliorer les conditions de travail et certainement bien plus rapidement que n’importe qu’elle DRH 😀
    A pluche.

    1. Si en plus elle pouvait rouler et stocker quelques affaires, ça serait le top…euh ça commence à ressembler à une chaise roulante d’handicapé après :s

      1. A vouloir nous faire travailler comme nos compatriotes outre Manche jusqu’à 73 ou 74 ans, il va falloir que je trouve une solution pour la connexion entre la chaise et le déambulateur, un système magnétique peut-être 😉
        J’ai oublié de le préciser mais cette chaise peut se transformer en table de massage (pour le bien être du personnel, un petite heure par semaine, seulement pour les bons éléments qui ont fait du chiffre).
        Si je la transforme en chaise roulante je perds pas mal de ses innovations.
        A pluche.

      1. Je comprends mieux, j’ai cru que, comme on faisait avant, les chaussures de sécurité étaient rangées dans un casier fixe avec le bleu de travail.
        J’ai pensé, bêtement, que tu y cachais un animal de compagnie.

  6. Sinon on a les boites ambiance startup qui te mettent des baby foots et cie pour au final te demander de venir bosser 24/7 car tu vois on est tous des potes et l’ambiance est géniale.

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